Quali sono oggi le inefficienze più diffuse, e più sottovalutate, nella gestione delle spedizioni di un ecommerce? – Intervista a Roberto Fumarola

Quali sono oggi le inefficienze più diffuse, e più sottovalutate, nella gestione delle spedizioni di un ecommerce?

La più diffusa è la frammentazione. Due o tre corrieri (se non di più soprattutto se spedisci all’estero), un sito ecommerce, gestionale interno, tre marketplace, procedure diverse in magazzino.
E poi non esiste un posto unico da consultare per sapere cosa succede lì fuori relativamente alle consegne.

La cosa più sottovalutata è che si misura il costo della spedizione, ma mai il costo di gestione della spedizione. Le aziende negoziano per mesi i centesimi sulle tariffe e poi ha una persona che passa metà mattinata a gestire manualmente operazioni che sarebbero velocissime da ottimizzare ed automatizzare. Ci sono tante persone che ancora gestiscono con scambi di file, copia ed incolla su portali diversi ed altre operazioni decisamente manuali e ad altissimo rischio di errori.
E poi tempo perso a rispondere al classico “dov’è il mio pacco” e rincorrere una giacenza scoperta due giorni dopo per evitare che rientri.
Quel tempo non compare in nessuna riga di bilancio ed in nessun foglio di excel.
Faccio una premessa, misurare è fondamentale perché solo quello che misuriamo può essere migliorato, tutto il resto sono opinioni personali.
Quindi ecco tre numeri che consiglio a chiunque di calcolare, perché di solito nessuno li ha a portata di mano:

1. Quanti ticket ricevi per 100 spedizioni. Sopra i 5 hai un problema di comunicazione, non di corriere.
2. Quanti minuti servono per preparare una spedizione, dal momento in cui l’ordine entra sull’eCommerce a quando l’etichetta è stampata.
3. Quante anomalie e problemi scopri dietro segnalazione del cliente e non da tue attività di verifica e controllo. Questa percentuale è la misura migliore sul livello di controllo del tuo processo.

C’è poi una inefficienza che nessuno chiama tale: usare la pagina di tracking del corriere. Sono i momenti in cui il cliente ha l’attenzione più alta di tutto il ciclo di acquisto, e li stai regalando a un brand che non è il tuo.
Caro merchant, ti faccio un’altra domanda, quanto paghi il traffico verso il tuo sito? Considera quanto ne viene generato proprio da queste pagine di tracking, penso basti come metro per capire l’importanza di una strategia di gestione del post spedizione.

Qapla’ centralizza tracking, etichette e comunicazioni di spedizione in un’unica piattaforma: in quale fase della crescita di un Ecommerce diventa davvero indispensabile e quale impatto ha sulla flessibilità in un contesto multi-corriere?

Non c’è una soglia vera e propria. Ci sono merchant con 300 spedizioni al mese che senza centralizzazione non riuscirebbero a lavorare, e altri con 3.000 che tirano avanti con Excel. Conta la complessità dell’organizzazione, non tanto e non solo il volume.
I segnali che indicano che il momento è arrivato sono tre:

• Entra il secondo corriere. Le procedure si moltiplicano, l’errore umano è dietro l’angolo, è uno dei punti di svolta perché bisogna iniziare a ragionare in ottica di ripartizione del traffico.
• Il customer care lavora “spegnendo incendi”. Se sono i clienti a segnalarti i problemi sulle spedizioni, beh… non stai gestendo le spedizioni, le stai subendo.
• Si aprono nuovi canali di vendita. Marketplace e social, in aggiunta al proprio sito, richiedono coordinamento massimo ed un unico flusso operativo, altrimenti è il caos.

Il consiglio pratico è di non aspettare il momento in cui diventa indispensabile.
Inoltre prepararsi da subito con un sistema che permette di ripartire il traffico su più corrieri, che permette di confrontare le tariffe e di gestire tutte le spedizioni in maniera centralizzata è un’assicurazione sulla scalabilità futura.
Farlo quando i volumi sono ancora gestibili significa crescere senza dover distruggere poi tutto per ottimizzare. Chi lo fa in emergenza, di solito, lo fa due volte perdendo tempo e risorse.

Esempio pratico, se l’eCommerce è già pronto, aggiungere o cambiare un corriere in corsa è una cosa gestibile in giorni, se non addirittura ore.

I costi nascosti della logistica pesano più di quanto i merchant pensino: qual è il dato che sorprende di più chi prova il vostro simulatore ROI gratuito che avete lanciato da poco?

Il simulatore del ROI che abbiamo impostato non è sui costi della spedizione, come ci si potrebbe aspettare, ma è sul ritorno sul tempo risparmiato in gestione ticket evitabili, tipicamente quelli per sapere dov’è la spedizione (WISMO, Where is my order) e sui ricavi aggiuntivi grazie ad operazioni commerciali e di marketing con articoli correlati, semplici coupon, link ad altre offerte, etc…

Un ordine di grandezza: con 5.000 spedizioni al mese la stima si aggira sui 110K euro l’anno, di cui circa 50K di risparmio e 60K di fatturato extra (dipende dal valore ordine medio). La prima reazione è pensare che il numero non sia realistico. Poi si guardano le voci singolarmente e tra i costi che “stai già pagando” per l’assistenza e le nuove opportunità commerciali generate i conti quadrano.

Il dato che spiazza davvero in effetti è il fatturato extra, con tutte le attività che fanno gli shop per acquisire nuovo fatturato, pagandolo anche un bel po’ se si tratta di campagne ADV, questo invece è un ricavo a portata di mano, sfruttando un canale che già si ha a disposizione, ma che in pochi utilizzano.
Le email di tracking hanno tassi di apertura intorno al 60/70%, contro il 15/20% di una newsletter promozionale, e un tasso di clic del 5/10%. Con questi numeri, ogni spedizione è un’opportunità per portare a casa un nuovo ordine.
Il simulatore non serve a far vedere un costo che ha già in casa, sono 3 parametri da inserire per fare davvero un test rapidissimo e non richiede la registrazione.
Per chi volesse provarlo eccolo qui.

Chiedere a Claude o ChatGPT lo stato delle spedizioni o altre informazioni rilevanti sull’attività, come si farebbe con un collega, e ottenere subito risposta: che cambiamento sta portando l’AI conversazionale nella gestione delle spedizioni?

Cambia che tutti possono fare le domande, non c’è bisogno di scomodare un collega o un tecnico per tirare fuori i dati, e si ha tutto a disposizione in pochi secondi.
Fino a ieri, per sapere quante spedizioni erano in ritardo con un certo corriere, dovevi verificare sul sito del corriere o anche con strumenti come il nostro, consultare l’interfaccia e fare i relativi filtri.
Ora, almeno con noi e con il nostro server MCP a disposizione dei nostri clienti, puoi collegare il tuo agente AI e chiedergli un report completo in real time, o puoi impostare una tua dashboard che si aggiorna in real time con i dati più rilevanti, oppure schedulare il recupero dei dati con le funzionalità di cowork o similari.

Un esempio pratico collegando più strumenti come gmail, zendesk e Qapla’:

Scheduli un job che legge le mail o i ticket, intercetta le richieste di info spedizioni e risponde in automatico (o quasi se preferisci controllare), con lo stato della spedizione

oppure

Imposti un job che alle 9 di mattina ti fa vedere in una dashboard quali spedizioni ci sono problematiche e sulle quali devi intervenire subito e magari manda già i messaggi via mail o slack ai colleghi se devono fare delle operazioni loro, tipo il customer care per chiare clienti per risolvere gli indirizzi errati, la logistica per chiamare il corriere per sbloccare giacenze, etc…

In concreto oggi abbiamo molte più possibilità rispetto a prima, con una potenza ed un ambito di di intervento fino a 6 mesi fa inimmaginabile.
Aggiungo la parte che nel dibattito sull’AI viene saltata: l’AI non compensa i dati sporchi, li amplifica. Se le spedizioni vivono in quattro portali e nessuno normalizza gli eventi di tracking, l’assistente ti darà risposte sbagliate con grande sicurezza, e vi assicuro che può essere molto convincente.
Per questo il lavoro noioso sotto il cofano, che facciamo giornalmente e consiste nell’integrare i corrieri, normalizzare gli stati, tenere insieme ordini che arrivano da canali diversi, vale sempre di più.
L’agente è l’interfaccia, il valore resta nel layer di dati sotto, le potenzialità in chi fa le richieste con competenza.
Le cose cambiano settimana in settimana, chissà cosa sarà uscito ancora tra quando metterò il punto a questa frase finale e quando leggerete questo articolo.

Abbiamo intervistato Roberto Fumarola, CEO & Co-founder di Qapla’.

Qapla’ è Sponsor dell’evento Ecommerce Tech Summit 2026.

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